Probleme mit einem unzuverlässigen Hausverwalter? – So gehen Sie am Besten vor:

Seit dem Jahr 2018 gilt nun auch für die Branche der Hausverwalter eine Berufszulassungsregelung (§ 34c Gewerbeordnung). Wohnimmobilienverwalter müssen seither besondere Voraussetzungen erfüllen und die Tätigkeit ist nun erlaubnispflichtig. Dennoch sind immer noch einige unprofessionelle und manchmal sogar unseriöse Hausverwalter in der Branche tätig. Im folgenden erfahren Sie, wie Sie unseriöse Hausverwalter erkennen und sich erfolgreich zur Wehr setzen können.

Das Hausgeld: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

In Geldangelegenheiten sollten Eigentümer lieber zwei mal hinsehen, als sich blind auf die Angaben eines Hausverwalters zu verlassen.

1. Hausgeldzahlungen sollen im Wirtschaftsplan immer in wirtschaftlich angemessener Höhe angesetzt werden. Überhöhte Hausgelder (neuer Wortlaut: Vorschüsse) können dabei auf Desinteresse des Verwalters oder sogar auf Vorteilsnahme hindeuten. Es ist unbedingt zu prüfen, ob der Hausverwalter hier zu teuere Verträge mit Handwerkern bzw. Dienstleitern abschließt.
   Die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen hilft: Als Eigentümer haben Sie selbst ein Recht zur Einsicht in alle Verwaltungsunterlagen und auch der Verwaltungsbeirat hat umfangreiche Kontrollrechte gegenüber dem Hausverwalter.
   Hinterfragen Sie die durch den Verwalter abgeschlossenen Verträge, holen Sie Gegenangebote ein und lassen Sie diese zur Abstimmung auf die Tagesordnung der (ggf. ausserordentlich anzuberaumenden) Eigentümerversammlung setzen. Hier kann dann auch über die Anpassung der monatlichen Hausgelder beschlossen werden.
   
2. Achten Sie im Wirtschaftsplan und auch in der Jahresabrechnung unbedingt darauf, dass die im Verwaltervertrag vereinbarte Verwaltergebühr korrekt geplant bzw. abgerechnet wurde. In beiden Dokumenten könnte sich eine Gebührenerhöhung verstecken, die in der Eigentümerversammlung dann durch Beschluss genehmigt werden soll.
   
3. Um Unstimmigkeiten in der Buchhaltung zu vertuschen, übertragen unprofessionelle Hausverwalter auch gerne Abrechnungssalden des Vorjahres in die nächste Jahresabrechnung. Dort haben diese Salden aber nichts zu suchen. Solche Abrechnungen dürfen Sie als Eigentümer getrost zurückgewiesen und eine Korrektur verlangen. – Zur Not auch noch in der Eigentümerversammlung.
   
4. Jede Abrechnung sollte unbedingt die Stände aller Bankkonten zum 01.01. und 31.12. des Abrechnungsjahres enthalten. Nur so haben Sie als Eigentümer die Möglichkeit zu überprüfen, ob der Saldo der Ein- und Auszahlungen auf den Konten auch der Summe der Einnahmen und Ausgaben in der Abrechnung entspricht. Eine Differenz oder ein Fehlen der Kontenstände deutet fast immer auf Unstimmigkeiten in der Buchhaltung hin. Ein Abweichen vom s.g. Zufluss-Abluss-Prinzip in der Gesamtabrechnung ist unzulässig.
   
5. Die Kontenverläufe müssen zusammen mit der Jahresabrechnung unbedingt durch den Verwaltungsbeirat oder Kassen- bzw. Rechnungsprüfer jährlich kontrolliert werden. Ohne Prüfung sollte eine Abrechnung niemals in der Eigentümerversammlung genehmigt werden.

Die Eigentümerversammlung: Erfolgreich Beschlüsse fassen

Unangenehme Beschlüsse und außerordentliche Eigentümerversammlungen bereiten einem Hausverwalter viel Arbeit. Durch geschicktes, bürokratisches Verhalten kann sich ein Verwalter aber so manche Arbeit einfach ersparen. Damit Ihr Beschlussantrag auch zur Abstimmung in der nächsten Eigentümerversammlung gelangt, beachten Sie bitte folgendes:

1. Ein Hausverwalter muss die Tagesordnung für die Eigentümerversammlung auf Verlangen einzelner Eigentümer um Beschlussanträge (TOPs) ergänzen, sofern diese rechtzeitig und schriftlich, unter Angabe von sachlichen Gründen beantragt wurden, und diese dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.
   Dabei ist die s.g. Ladungsfrist von drei Wochen zu beachten. Berücksichtigt werden müssen nur Anträge die zusammen mit der Tagesordnung spätestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung an alle Eigentümer versandt wurden.
   Weiterhin hat der Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung anzuberaumen, wenn das von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt wird, § 24 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
   
2. Führen Sie unbedingt einen Nachweis über den Ihrerseits eingereichten Beschlussantrag. Lassen Sie sich den Empfang durch den Hausverwalter bestätigen oder versenden Sie Ihren Antrag per Einschreiben und / oder Fax. Auch Ihr Verwaltungsbeirat kann Ihnen beim Einreichen Ihres Beschlussantrags behilflich sein.
   
3. Sollte ein Verwalter einmal gar nicht reagieren, so kann der Verwaltungsbeiratsvorsitzende zur Eigentümerversammlung laden bzw. eine bestehende Tagesordnung unter bestimmen Umständen sogar ergänzen.
   
4. Ein weiterer Trick des unseriösen Hausverwalters ist es Beschlüsse falsch auszuzählen, oder die Auszählung von Beschlüssen zu verschleiern. Einem Solchen Vorgehen kann ganz einfach vorgebeugt werden, indem bei Versammlungsbeginn ein Geschäftsordnungsantrag gestellt wird und ein Dritter (Beirat, Miteigentümer) mit der Auszählung der Stimmen betraut wird.
   
5. Im schlimmsten Fall kann vor der Versammlung ein Antrag auf die Wahl eines vom Verwalter abweichenden Versammlungsleiter auf die Tagesordnung gesetzt werden; hierbei ist aber unbedingt die Ladungsfrist von drei Wochen zu beachten.

Die Verwaltungsunterlagen: Alle Unterlagen sind Eigentum der Gemeinschaft

Alle Verwaltungsunterlagen sind Eigentum der Gemeinschaft – nicht Eigentum des Hausverwalters. Der Verwalter verwahrt diese im Auftrag der WEG. Jeder einzelne Wohnungseigentümer hat gegen den Hausverwalter somit einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und auch in die Rechnungsbelege.

1. Achten Sie unbedingt darauf, dass alle Unterlage und Belege vollständig und in geordneter Form vorliegen. Überfüllte Ordner und undursichtige Ablagemethoden deuten dabei oftmals auf Verschleierungsversuche oder schlicht Überforderung des Verwalters hin.
   
2. Sollte ein Verwalter die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verweigern, so stellt dies einen Vertrauensbruch dar. Hier dürfen Sie Ihr Recht unter Androhung der gerichtlichen Klage durchsetzen und anschliessend ggf. unter Hinzuziehung des Verwaltungsbeirats auch durchsetzen.

Der Umgangston: … macht die Musik

Tritt Ihr Hausverwalter oftmals forsch auf, bricht Telefongespräche ungeduldig ab oder entzieht Miteigentümern in der Eigentümerversammlung gerne auch mal das Rederecht? Wird Ihnen bereits unwohl bei dem Gedanken Ihren Hausverwalter anrufen zu müssen, da Sie seine Reaktion fürchten und bereits vorab wissen, dass Sie keine Hilfe erwarten dürfen?Dies deutet stark auf einen inkompetenten und unzuverlässigen Hausverwalter hin.
Um sich Arbeit zu ersparen und nicht bloßgestellt zu werden, versucht ein solcher Verwalter alles um Anrufe, Ansprachen und Wortmeldungen zu vermeiden.
Als Eigentümer sollten Sie sich hier keinesfalls einschüchtern lassen, sondern stattdessen eine gewisse Gelassenheit zeigen.

1. Wird der Verwalter laut, sollten Eigentümer immer sachlich bleiben. Notfalls übermitteln Sie Ihr Anliegen – ausserhalb einer Eigentümerversammlung – schriftlich mit Nachweis (Fax oder Einschreiben).
   
2. Wird Ihnen das Rederecht in einer Eigentümerversammlung völlig entzogen, sollte dies zu Protokoll gegeben, dagegen protestiert und die Anfechtung des entsprechenden Beschlusses ankündigt werden. Verweisen Sie auf Ihren Verwaltungsbeirat als Zeugen; schließlich muss der Verwaltungsbeirat das Protokoll zur Eigentümerversammlung mit unterzeichnen.
   Das Rederecht kann nur beschränkt oder entzogen werden, wenn Beleidigungen ausgesprochen oder völlig unsachlich argumentiert wird. Zudem darf die Redezeit begrenzt werden, sofern der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt wird (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 28.6.2007, Az.: 1 T 2063/07).

Die Beschlussanfechtung: Wie komme ich rechtzeitig an Versammlungsprotokoll, Eigentümer- und Anwesenheitsliste

Ein Beschluss wurde Ihres Erachtens unrechtmäßig gefasst? – Kein Problem.
Solche Beschlüsse können Sie innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung beim zuständigen Amtsgericht anfechten. Sollte der betroffene Beschluss tatsächlich unrechtmäßig gefasst worden sein, Sie unrechtmäßig benachteiligen oder nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, kann ein Richter diesen für ungültig erklären. Machen Sie sich vorab aber unbedingt mit dem Kostenrisiko einer solchen Klage vertraut!Für eine Beschlussanfechtungsklage benötigen Sie das Protokoll zur Versammlung, eine Liste aller Eigentümer und bestenfalls auch eine Kopie der Liste aller auf der Eigentümerversammlung anwesenden bzw. vertretenen Eigentümer. Was aber, wenn Ihr Hausverwalter Ihnen diese innerhalb der Monatsfrist nicht zur Verfügung stellt?

1. Gemäß dem neuen Wohnungseigentümergesetz ist der Verwalter seit Ende 2020 nunmehr verpflichtet das Versammlungsprotokoll unverzüglich zu erstellen und alle gefassten Beschlüsse unverzüglich in die Beschlusssammlung einzutragen. Ausreden wie Krankheit, Urlaub, fehlende Unterschriften des Verwaltungsbeirats usw. sind dabei nicht von Bedeutung. Unverzüglich bedeutet immer “ohne schuldhaftes Zögern”; eine Zeitspanne von einer Woche gilt dabei bereits nicht mehr als unverzüglich.
   
2. Ob der Verwalter das Protokoll an alle Eigentümer versenden muss, ist im Verwaltervertrag geregelt. Falls ja, muss die Zusendung gemäß der aktuellen Rechtsprechung so erfolgen, dass die Eigentümer davon eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis nehmen können (so etwa Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 23.08.1990, Az.: 20 W 165/90).
   
3. Der Verwalter einer Wohnungseigentumsanlage muss einem Eigentümer auf dessen Verlangen auch immer die Liste der übrigen Eigentümer mit deren Namen und Anschrift übermitteln, sofern der betreffende Eigentümer die Kosten trägt (OLG Saarbrücken, Beschluss vom 29.08.2006 Az.: 5 W 72/06 – 26).
   
4. Demgegenüber muss der Verwalter Ihnen keine Kopie der Anwesenheitsliste der Eigentümer, die auf einer Eigentümerversammlung erschienen waren übersenden. Eine Ausnahme besteht nur, wenn er dazu vertraglich (bspw. im Verwaltervertrag) verpflichtet ist.
   
5. Sollte Ihnen die Zusendung dieser Unterlagen verweigert werden, so haben Sie immer ein Einsichtsrecht in die Unterlagen am Ort der Verwaltung. Dort dürfen Sie dann ggf. gegen geringe Gebühren Kopien anfertigen, oder die Unterlagen kostenlos abfotografieren.
   
6. Wenn all dies nichts hilft, und auch der Verwaltungsbeirat nicht helfen bzw. vermitteln kann, dürfen Sie den Verwalter schriftlich und mit Nachweis abmahnen und ihn darauf verweisen, dass sein Verhalten nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Der Verwalter macht sich durch sein Verhalten haftbar. Setzen Sie dem unzuverlässigen Verwalter eine letzte, kurze Frist und schalten Sie unbedingt einen erfahrenen Rechtsanwalt ein um Ihre Ansprüche zu sichern.
   Bei einem solchen Verhalten sollte unbedingt sofort gehandelt und der unzuverlässige Verwalter schnellst möglich abgewählt bzw. der Verwaltervertrag ausserordentlich gekündigt werden. Zuständig für die Einberufung der dazu notwendigen Eigentümerversammlung ist, nach Weigerung des unzuverlässigen Verwalters, der Verwaltungsbeiratsvorsitzende.

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^{(Alle hier behandelten Themen wurden sorgfältigst recherchiert und nach bestem Wissen niedergeschrieben. Der Inhalt stellt aber dennoch keine Rechtsberatung dar; eine Haftung dafür kann nicht übernommen werden. Jeder Einzelfall bedarf immer einer gesonderten Beurteilung. Bei Rechtsfragen in Sachen WEG Recht konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsexperten. )}

Ihr Markus Betzmeier, Verwalter
MBW Hausverwaltung München